Web, který prodává
Přehledná prezentace služeb s ceníkem, průvodcem výběrem, recenzemi a jasnou cestou k objednání. Ceník i otevírací doba se načítají z databáze, takže na webu nikdy nesvítí neaktuální údaj.
Výchozí situace: objednávky přes telefon a pronajatý systém
Klientka provozuje masážní salón sama. Objednávky přijímala telefonicky a přes zprávy, často mezi klienty nebo večer po práci. Termíny si zapisovala do sešitu a do pronajaté rezervační služby, za kterou platila měsíční poplatek. Vlastní web neměla, takže noví zájemci neměli kde zjistit ceny, délky masáží ani volné termíny.
Ze společné konzultace vyplynuly čtyři konkrétní požadavky:
- Ať se lidé objednají sami, i v deset večer, bez telefonátu.
- Ať si vše mění sama: ceny, otevírací dobu, dovolenou, texty.
- Žádné další měsíční poplatky za cizí rezervační systém.
- Ať to zvládne bez školení v IT, ovládání musí být samovysvětlující.
Řešení v kostce
Web, objednávkový systém a administrace jsou jeden celek. Nic se nikam nepřepisuje.
Objednávkový systém
Klient si vybere službu, délku, den v barevném kalendáři a volný čas. Systém sám hlídá pauzy mezi klienty, pracovní dobu, dovolenou i to, aby se dva lidé neobjednali na stejný termín.
Administrace pro majitelku
Jedno přihlášení a celý provoz na dosah: dnešní program, rezervace, blokace, ceník, poukazy, recenze, texty e-mailů i statistika tržeb. Bez programátora, bez čekání na podporu.
Jak probíhá objednání očima klienta
Celá cesta má pět kroků a dá se projít na mobilu za necelou minutu.
Výběr služby
Nabídka se bere z ceníku v administraci. Služba, kterou majitelka nechce nabízet online, se do výběru vůbec nedostane.
Výběr délky a ceny
Každá služba může mít několik variant, například 30, 60 nebo 90 minut, každou s vlastní cenou.
Barevný kalendář
Zeleně volné dny, červeně obsazené, šedě zavřeno. Přepínání mezi týdnem a měsícem. Klient hned vidí, kdy má smysl klikat.
Volný čas
Nabízejí se jen časy, které se do programu opravdu vejdou i s úklidem a přípravou mezi klienty.
Kontaktní údaje a potvrzení
Jméno, e-mail, telefon, nepovinná poznámka, souhlas se zpracováním údajů a storno podmínkami. Následuje souhrn a odeslání.
Pravidla, která systém hlídá za majitelku
- Pauza mezi klienty na úklid a přípravu, nastavitelná v minutách.
- Krok nabízených časů, například po 15 nebo 30 minutách.
- Minimální předstih objednávky, aby nikdo nenaskočil na termín za deset minut.
- Nejzazší termín dopředu, aby kalendář nebyl obsazený na půl roku.
- Automatické potvrzení, nebo režim, kdy každou objednávku nejdřív schválí majitelka.
- Storno lhůta, po jejímž uplynutí už klient nemůže rušit sám a musí zavolat.
- Ochrana proti dvojí rezervaci: i při současném kliknutí dvou lidí projde jen jeden.
- Polední pauza a nepravidelná otevírací doba pro každý den v týdnu zvlášť.
Zrušit rezervaci může klient sám odkazem z potvrzovacího e-mailu. Termín se okamžitě uvolní ostatním, majitelce přijde upozornění i s uvedeným důvodem a záznam zůstane v historii.
Administrace: celý provoz na jedné obrazovce
Po přihlášení se otevře přehled s programem na nejbližších sedm dní. U každého dne je počet klientů, časy, jména, služba a telefon jedním klepnutím vytočitelný z mobilu. Dnešek je rozbalený rovnou.
Rezervace
Filtry podle stavu i data, rychlá tlačítka Dnes a Zítra, vyhledávání podle jména, e-mailu nebo telefonu. V detailu se rezervace potvrdí, dokončí, označí jako nedorazil, zruší s vybraným důvodem nebo přesune na jiný termín.
Ruční objednávka
Když klient zavolá, majitelka ho zapíše sama. Vybírá ze skutečně volných časů, ale může i zadat čas ručně mimo otevírací dobu, když si chce udělat výjimku.
Blokace a dovolená
Zavření na hodinu i na dva týdny. Pokud se blokace kryje s rezervacemi, systém varuje, vypíše dotčené klienty a nabídne jejich hromadné zrušení. Klientům s e-mailem se omluva odešle sama, u ostatních se vypíše seznam k obvolání i s telefonními čísly.
Pracovní doba
Sedm dní v týdnu, u každého otevírací doba a volitelná přestávka. Změna se ihned promítne do nabídky volných časů na webu.
Služby a ceník
Přidávání a úpravy služeb, popisů, variant délky a cen. U každé služby se dá nastavit, jestli je v ceníku, jestli je oblíbená a jestli jde objednat online.
Statistika
Počet klientů a předpokládaná tržba za dnešek, zítřek, týden, měsíc, minulý měsíc a rok. Podklad pro plánování, ne účetnictví.
Automatické e-maily, které šetří telefonování
Komunikaci kolem termínu obstará systém. Majitelka nemusí nic psát, ale všechny texty si může upravit vlastními slovy.
| Kdy | Komu | Co obsahuje |
|---|---|---|
| Po objednání | Klientovi | Potvrzení termínu, adresa, storno podmínky a odkaz pro zrušení |
| Po objednání | Majitelce | Upozornění na novou rezervaci se všemi údaji |
| Den předem | Klientovi | Připomínka termínu, aby se nezapomínalo |
| Při změně termínu | Klientovi | Nový termín a omluva za posun |
| Při zrušení | Klientovi i majitelce | Informace o zrušení včetně důvodu |
| Po masáži | Klientovi | Poděkování a pozvánka k napsání recenze |
| Kdykoli | Klientovi | Vlastní zpráva odeslaná jedním klepnutím z detailu rezervace |
Přehled odeslané pošty
Každý e-mail se ukládá do přehledu s datem, adresátem, předmětem a výsledkem odeslání. Když se klient ozve, že mu nic nepřišlo, je odpověď otázkou pár vteřin. U každé zprávy jde navíc rozbalit její přesné znění tak, jak odešla.
Dárkové poukazy v PDF na pár kliknutí
Poukazy byly před Vánoci a Valentýnem velké téma. Systém je proto umí vystavit sám, v tiskové kvalitě a bez grafika.
- Poukaz na částku nebo na konkrétní službu.
- Galerie motivů pro různé příležitosti, případně vlastní nahraný obrázek.
- Volitelné věnování, jméno obdarovaného i dárce, nebo tečkované linky k ručnímu dopsání.
- Unikátní kód a datum platnosti na každém poukazu.
- Vygenerování hotového PDF k tisku nebo odeslání e-mailem.
- Evidence vystavených poukazů se stavy aktivní, uplatněný, zrušený a prošlý.
- Klient může u objednávky uvést, že platí poukazem, majitelka to vidí v přehledu.
Prodej poukazů se tím posunul z ručně vyplňované kartičky na produkt, který se dá nabídnout na webu a vystavit i v neděli večer.
Recenze, které pracují pro nové zákazníky
Sběr
Klient napíše recenzi přímo na webu, hvězdičkami ohodnotí spokojenost a potvrdí souhlas se zveřejněním. Pozvánku dostane automaticky po návštěvě.
Schvalování
Nic se nezveřejní samo. Majitelka recenzi schválí, skryje nebo smaže a může k ní připojit vlastní odpověď, která se zobrazí pod textem.
Ověřený klient
Pokud recenze přišla od člověka, který v salónu skutečně byl, dostane štítek ověřený klient. Zveřejňuje se pouze zkrácené jméno, nikdy kontakt.
Hodnocení se propisuje na úvodní stránku i do strukturovaných dat pro vyhledávače, takže hvězdičky mohou posílit i výsledek ve vyhledávání.
Postaveno pro provoz z mobilu
Majitelka je většinu dne u lehátka, ne u počítače. Celá administrace je proto plnohodnotná i na telefonu.
- Upozornění do telefonu na novou objednávku, zrušení, recenzi nebo zprávu z kontaktního formuláře. Klepnutí otevře rovnou konkrétní záznam.
- Web i administraci lze přidat na plochu telefonu jako aplikaci s vlastní ikonou.
- Telefonní čísla klientů jsou v přehledu klepnutelná a rovnou vytáčejí.
- Ověřeno na malých displejích včetně telefonů se zvětšeným systémovým písmem, kde se běžné weby rozsypou.
Viditelnost, ochrana údajů a zabezpečení
Lokální SEO
Titulky a popisky cílené na město a obor, mapa webu a strukturovaná data s adresou, telefonem, otevírací dobou a hodnocením. Otevírací doba se do vyhledávačů hlásí živě z administrace. Součástí bylo i napojení na nástroje pro správce webu a doporučení k firemnímu profilu na mapách.
GDPR v praxi
Srozumitelné zásady zpracování údajů, souhlasy u formulářů, lišta pro souhlas s cookies a mapa, která se načte až po jeho udělení. Osobní údaje u starých rezervací se po nastavené době samy anonymizují, statistika zůstane zachovaná.
Zabezpečení
Přístup do administrace je chráněn nadstandardně, nad rámec běžného přihlášení jménem a heslem. Konkrétní opatření z bezpečnostních důvodů nezveřejňujeme, probereme je osobně při návrhu vašeho projektu.
Předání bez závislosti na programátorovi
Součástí dodávky je návod k administraci přímo v aplikaci. Není to obecná dokumentace, ale konkrétní postupy pro každodenní situace: co dělat, když klient zavolá a chce přesunout termín, jak si zavřít salón na dovolenou, jak vystavit poukaz nebo jak odpovědět na recenzi.
- Návod ukazuje skutečně nastavené lhůty a hodnoty z vaší administrace, takže nikdy neradí špatně.
- Dá se stáhnout jako PDF a vytisknout k počítači.
- Součástí je i osobní zaškolení a podpora po spuštění.
Co to přineslo
24/7objednávání bez telefonátu
0 Kčměsíčně za cizí rezervační systém
1 místopro kalendář, klienty, poukazy i recenze
0zásahů programátora do běžného provozu
- Méně vyrušování během práce. Většina objednávek proběhne bez jediného telefonátu.
- Méně zapomenutých termínů díky automatické připomínce den předem.
- Profesionální dojem od první návštěvy webu až po potvrzovací e-mail a poukaz v PDF.
- Data zůstávají klientce. Klienti, historie i recenze jsou v její databázi, ne v cizí službě.
- Nulová závislost. Ceny, texty, otevírací dobu i dovolenou mění sama a okamžitě.
Pro koho se stejné řešení hodí
Jádrem je objednávkový systém pro provoz, kde se pracuje s časem, kapacitou a stálými klienty. Obor se mění, logika zůstává.
Péče o vzhled
Kadeřnictví, barbershop, kosmetika, nehtové a řasové studio, permanentní make-up, solárium.
Zdraví a regenerace
Masáže, fyzioterapie, lymfodrenáže, výživové poradenství, osobní trenéři, jóga a lekce.
Řemesla a služby
Tetovací studia, fotografové, autoservisy a pneuservisy, servisy techniky, poradenství a konzultace na objednání, veterinární ordinace.
Co se dá do stejného základu doplnit
- Více pracovníků, každý s vlastním kalendářem, službami a otevírací dobou.
- Více provozoven s výběrem pobočky při objednání.
- SMS připomínky vedle e-mailových.
- Platba předem nebo záloha u termínů, kde hrozí neomluvené absence.
- Věrnostní program, permanentky a předplacené balíčky.
- Napojení na kalendář v telefonu.
- E-shop s produkty, pokud vedle služeb prodáváte i zboží.
Jak je to postavené
Řešení je napsané na míru, ne poskládané z hotových zásuvných modulů. Má to praktické důsledky, které poznáte hlavně za rok provozu.
Vlastní kód místo redakčního systému
Bez desítek doplňků, které se navzájem rozbíjejí a vyžadují neustálé aktualizace. Web je rychlý, protože obsahuje jen to, co skutečně potřebuje.
Běží na běžném hostingu
Standardní webhosting s databází. Žádné drahé speciální prostředí, žádné licence třetích stran, žádné poplatky za počet rezervací.
Rozšiřitelné bez přepisování
Systém vznikal po funkčních celcích, které se daly nasazovat postupně za provozu. Stejným způsobem se přidávají další.
Vaše data, váš web
Databáze i soubory jsou na vašem hostingu pod vaším přístupem. Nejste vázáni na poskytovatele služby, který vám může zvýšit cenu nebo skončit.
Časté otázky
Zvládnu administraci, když nejsem technický typ?
Ano, to byl hlavní požadavek celého projektu. Ovládání je v češtině, každé pole má vysvětlivku a součástí je návod s konkrétními postupy i osobní zaškolení. Klientka salónu si od předání spravuje ceník, otevírací dobu i dovolenou sama.
Jak dlouho takový projekt trvá?
Záleží na rozsahu. Prezentační web s objednávkovým systémem se běžně stihne řádově v týdnech, protože jádro systému je hotové a přizpůsobuje se vašemu provozu. Přesný termín dostanete v návrhu řešení po první konzultaci.
Musím kvůli tomu měnit hosting nebo doménu?
Většinou ne. Řešení běží na běžném webhostingu s databází. Pokud hosting zatím nemáte, pomohu s výběrem i nasazením.
Co když nás pracuje víc a každý má vlastní kalendář?
To je nejčastější rozšíření. Systém se dá postavit pro více pracovníků, kdy si klient vybere konkrétního člověka nebo mu systém nabídne prvního volného. Řekněte mi, jak to u vás chodí, a navrhnu odpovídající řešení.
Co se stane s objednávkami, když web spadne nebo skončíte s podnikáním?
Data i soubory jsou na vašem hostingu a máte k nim přístup. Součástí předání jsou zdrojové kódy a dokumentace, takže projekt může převzít i jiný dodavatel. Nabízím i pravidelnou správu a zálohování.
Potřebuji jen část řešení, třeba objednávkový systém nebo fakturaci. Jde to?
Ano. Nemusí to být celý web s rezervacemi. Stavím i samostatné nástroje přesně podle toho, co vás v provozu zdržuje: jen objednávkový systém, skladovou evidenci, fakturaci s QR kódem pro okamžitou platbu, evidenci klientů a zakázek, dárkové poukazy nebo interní přehledy. Vždy začneme tím, co reálně potřebujete, a navrhnu odpovídající rozsah, který se dá později rozšířit, aniž by se cokoli přepisovalo.
Kolik to stojí?
Cena se odvíjí od rozsahu, proto ji stanovuji individuálně po nezávazné konzultaci. Za rezervační systém neplatíte žádné měsíční poplatky za počet objednávek ani za klienty.
Máte podobný provoz na objednávky?
Napište mi, jak u vás objednávání funguje dnes a co vás na tom nejvíc zdržuje. Na konzultaci probereme rozsah, možnosti i orientační cenu. Nezávazně a bez formulářových frází.